Bei Schulen, die edu.FLOW schon länger im Einsatz haben, sammeln sich von Jahr zu Jahr immer mehr Daten an. Auch solche, die nicht oder nicht mehr im alltäglichen Betrieb benötigt werden.

Die Arbeit mit edu.FLOW wird dadurch im Normalfall nicht negativ beeinflusst, da die Geschwindigkeit der Anwendung auch bei großen Datenmengen ähnlich konstant bleibt. Trotzdem dient es der Übersicht und trägt insbesondere auch dem Datenschutz und der DSGVO Rechnung, diese alten Daten auf ihre aktuelle Relevanz zu prüfen.

Daten können automatisch oder manuell bereinigt werden.

Unter Administration → Einstellungen → System Einst. kann die Automatische Datenbereinigung aktiviert werden.

edu.FLOW ermittelt dadurch einmal in der Woche die alten bzw. nicht mehr verwendeten Datenbereiche und archiviert diese.

• Abgelaufene Einsammler archiv.: Einsammler archivieren, deren Gültigkeit länger als diese Anzahl an Montaten zurückliegt.
• Archivierte Einsammler löschen: Einsammler löschen, die bereits archiviert sind und deren Gültigkeit länger als diese Anzahl an Montaten zurückliegt. Einsammler-Archive werden nicht gelöscht!
• Abgelaufene Formulare archiv.: Formulare archivieren, deren letzte Änderung länger als diese Anzahl an Montaten zurückliegt und die nicht von einem Einsammler verwendet werden.
• Archivierte Formulare löschen: Formulare endgültig löschen, die bereits archiviert sind und deren letzte Änderung länger als diese Anzahl an Montaten zurückliegt.
• Inaktive Personen löschen: Löscht Personen, die vor mehr als diese Anzahl an Monaten inaktiviert wurden.

Manche Einsammler sind schon nach deren Ablauf nicht mehr von Interesse. Für andere gibt es aber oft einen guten und meist sogar rechtlich notwendigen Grund, diese sogar über ein paar Jahre hinweg aufzuheben. edu.FLOW unterstützt Sie bei der Bereinigung jedoch durch spezielle Listen und Auswertungen, welche unter Administration → Wartung → Datenbereinigung untergebracht sind.

Es hat sich bewährt, die Daten in der Reihenfolge von oben nach untern zu prüfen:

Assistenten (das sind ) werden meist schon nach einem Tag nicht mehr benötigt und können regelmäßig gelöscht werden.

Unter Alte Einsammler werden jene angezeigt, deren Gültigkeitsdatum schon mehr als 18 Monate zurück liegt. Diese können meist archiviert werden. Im Zuge der 'Archivierung' wird für den Einsammler ein PDF und eine ZIP-Datei erstellt, welche alle Informationen sowie auch einen Export des verwendeten Formular beinhaltet. Unter Archiv → Einsammler-Archive sind diese Dateien abrufbar und können lokal - etwa auf einem Server der Schule - abgelegt werden.

Nach der Archivierung wird der Einsammler nicht mehr in der Liste der Einsammler angezeigt, jedoch auch noch nicht aus dem System nicht gelöscht. Man könnte ihn ja unabsichtlich archiviert haben und ihn doch noch operativ brauchen. Üblicherweise löscht man diese aber dann endgültig einmal im Jahr.

Hier finden sich die entsprechenden Datendateien zu den zuvor archivierten Einsammlern.

Hier finden sich die entsprechenden Personen bzw. Beziehungen, welche nicht mehr aktiv, jedoch auch noch nicht gelöscht sind. Bitte die Personen mit Vorsicht und nur nach vorheriger Durchsicht löschen. Diese können nach dem Löschen nicht wiederhergestellt werden.