Die folgende Checkliste soll Administratorinnen und Administratoren helfen, einen edu.FLOW Mandaten erstmalig einzurichten. Beachten Sie, dass nicht jeder Punkt für jede Schule relevant sein muss.

Sollten sich Fragen ergeben oder Punkte unklar sein, wenden Sie sich ganz einfach an Ihre/n Ansprechpartner*in bei der Firma Quarto.

1. Stellen Sie sicher, dass unter https://edusuite.at/portal/
   1. in Schritt (1) die Schule über einen gängigen Namen oder etwa die Anschrift auffindbar ist.
   2. in Schritt (2) die Anwendung edu.FLOW angezeigt wird.
   3. Sie sich in Schritt (3) mit einem Benutzer mit Administrationsrechten anmelden können.
2. Wählen Sie die eduFLOW classic Kachel.

1. Ergänzen oder adaptieren Sie unter Administration -> Schule -> Details Schule
   • die Grunddaten (Logo, Anschrift, Telefon und E-Mail). Diese Daten werden etwa im Willkommensbrief bzw. im Kopfbereich jedes Formulars angezeigt.
   • Falls den Benutzer*innen eigene Datenschutzbestimmungen angezeigt werden sollen, geben Sie diese im Reiter Textierungen an.
2. Wählen Sie unter Personentyp den Eintrag Eltern und überprüfen Sie die Formulierung für die Willkommensbriefe.
3. Richten Sie unter Datenaustausch -> Einstellungen eine Direktanbindung zu Ihrer Schulverwaltung ein. (Bei 'Sokrates' etwa müssen Sie vorher in Sokrates selber einen Benutzer mit Passwort anlegen und diesen der Schule sowie der Rolle 'Dataexchange' zuweisen.)
4. Führen Sie unter Datenaustausch eine erste Datenübernahme durch. Danach sollten die Schüler*innen, Eltern und Lehrer*innen Ihrer Schule im Punkt Hauptbereich → Personen-Bereich → Personen aufscheinen.
5. Aktualisieren Sie alle Mailadressen (so diese nicht vom Schulverwaltungssystem geliefert werden über eine Excel-Datei, welche Sie zuvor aus edu.FLOW oder etwa Office-365 exportiert haben)
6. Überprüfen Sie unter Einstellungen → Mail Einst. die gewünschte Mailversende-Methode. (In jüngster Zeit hat sich SendGrid am Besten bewährt - bzgl. Einrichtung der notendigen DNS-Einträge kontaktieren Sie bitte die Firma Quarto.)

1. Falls Sie dies noch nicht schon im vorigen Punkt durchgeführt haben, aktualisieren Sie alle Personen (etwa aus dem Schulverwaltungssystem oder einer Importdatei; oder legen Sie diese einfach manuell an.)
2. Ordnen Sie jeder Klasse die neue Klassenvorständin / den neuen Klassenvorstand zu. Führen Sie dies manuell in den Schulklassen oder durch Import einer entsprechenden Datei durch.
3. So Sie Abteilungen in edu.FLOW nutzen: Weisen Sie allen neuen Lehrer*innen eine Stammabteilung zu. Überprüfen Sie die Zuodnung für Lehrer*innen, die Abteilung gewechselt haben sowie für AVs und Werkstättenleiter*innen.
4. Aktualisieren Sie schulweite Personengruppen
   • die Sie manuell anlegen und schulweit zur Verfügung stellen
   • Schülergruppen, die Sie aus WebUntis übernehmen können
5. Setzen Sie das Geschlecht bei Lehrer/innen. (Diese Information wird vom Schulverwaltungssystem normalerweise nicht geliefert; nutzen Sie die Aktion Geschlecht zuweisen.)
6. Überprüfen Sie (ggf. nochmals), ob auch alle Schüler*innen und Lehrer*innen eine Mailadresse zugewiesen haben, so sie per Mail in edu.FLOW eingebunden werden sollen.
7. Vergeben Sie Personen mit administrativen Rollen entsprechende Berechtigungen.

1. Stellen Sie sicher, dass die Eltern-Personen in edu.FLOW vorhanden und den entsprechenden Schüler*innen zugeordnet sind. Nutzen Sie die spezielle Ansicht 'Erziehungsberechtigungen / Schüler*innen & Eltern' in der Personenliste.
2. Generieren Sie ausgehenden von der Liste der Schüler*innen die Willkommensbriefe für die Eltern, drucken Sie diese aus und teilen Sie sie an die Schüler*innen aus.
3. Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, bei welchen nicht eigenberechtigten Schüler*innen evt. noch die Registrierung zumindest einer Eltern-Person. Dazu nutzen Sie die entsprechenden Personenlisten und Auswertungen.

1. etwa mit edu.PAY, so Sie diese Anwendung an Ihrer Schule nutzen. Siehe hierzu Datenaustausch mit edu.PAY.
2. etwa mit WebUntis
   • indem Sie die Plattform-Integration aktivieren
   • indem Sie die verifizierte Eltern-Mailadressen für die Selbstregistrierung in WebUntis nutzen oder edu.FLOW als Plattform-Applikation in WebUntis aktivieren.