Die folgende Checkliste soll Administratorinnen und Administratoren helfen, die Daten und Einstellungen von edu.FLOW am Anfang des Schuljahres wieder auf den neuesten Stand zu bringen.

1. Löschen oder Archivieren Sie nicht mehr benötigte Einsammler und Einmelder.
2. Löschen Sie nicht mehr benötigte schulweite Personengruppen. (Manche Personengruppen sind immer nur für ein Schuljahr relevant.)
3. Löschen Sie nicht mehr benötigte Personen.
   • Inaktive Schüler/innen (Weil diese schon ausgetreten sind und nach einem Abgleich mit dem Schulverwaltungssystem inaktiv gesetzt wurden.)
   • Personen temporärer Personen-Typen (Wie etwa Aufnahmewerber, Interessenten, etc.)
4. Inaktivieren Sie (nicht: löschen!) Lehrer/innen, die in diesem Schuljahr nicht unterrichten werden. (Siehe: Hinweis zu Lehrer/innen)

1. Aktualisieren Sie alle Personen (etwa aus dem Schulverwaltungssystem oder einer Importdatei; oder legen Sie diese einfach manuell an.)
2. Ordnen Sie jeder Klasse die neue Klassenvorständin / den neuen Klassenvorstand zu. Führen Sie dies manuell in den Schulklassen oder durch Import einer entsprechenden Datei durch.
3. So Sie Abteilungen in edu.FLOW nutzen: Weisen Sie allen neuen Lehrer/innen eine Stammabteilung zu. Überprüfen Sie die Zuodnung für Lehrer/innen, die Abteilung gewechselt haben sowie für AVs und Werkstättenleiter/innen.
4. Aktualisieren Sie alle Mailadressen (so diese nicht vom Schulverwaltungssystem geliefert werden über eine Excel-Datei, welche Sie zuvor aus edu.FLOW oder etwa Office-365 exportiert haben)
5. Aktualisieren Sie schulweite Personengruppen
   • die Sie manuell anlegen und schulweit zur Verfügung stellen
   • Schülergruppen, die Sie aus WebUntis übernehmen können

1. Eltern über Willkommensbriefe.
2. Neue Kolleg/innen, sodass diese edu.FLOW ebenfalls nutzen können. Verweisen Sie auf dieses Wiki oder auch auf die Community-Formulare.

1. Haben alle Personen, die eine Mailadresse benötigen, auch tatsächlich eine zugewiesen?
2. Bei welchen nicht eigenberechtigten Schüler/innen fehlt evt. noch die Registrierung zumindest einer Eltern-Person? (Nutzen Sie die entsprechenden Personenlisten und Auswertungen.)
3. Ist die Mailadresse, Telefonnummer und Logo der Schule gesetzt? Muss die Bezeichnung und die Adresse aktualisiert werden? (Diese Informationen werden oben in einem Formular angezeigt.)
4. Ist das Geschlecht bei Lehrer/innen gesetzt? (Diese Information wird vom Schulverwaltungssystem normalerweise nicht geliefert; nutzen Sie die Aktion Geschlecht zuweisen.)

1. etwa mit edu.PAY, so Sie diese Anwendung an Ihrer Schule nutzen. Siehe hierzu Datenaustausch mit edu.PAY.
2. etwa mit WebUntis
   • indem Sie die Plattform-Integration aktivieren
   • indem Sie die verifizierte Eltern-Mailadressen für die Selbstregistrierung in WebUntis nutzen oder edu.FLOW als Plattform-Applikation in WebUntis aktivieren.

• Kolleg/innen an anderen Schulen, indem Sie eigene Formulare über die Community freigeben!
• Geben Sie uns Feedback! Über Funktionen die Sie vermissen und über Ecken & Kanten, die Sie oder Ihre Kolleg/innen schon immer gestört haben. Auf diese Weise haben sich Anwendungen wie edu.FLOW und edu.PAY in den letzten Jahren immer weiterentwickelt entstanden.