Mit Hilfe der Willkommensbriefe kann eine Schule eine bestimmte Teilnehmergruppe (primär die Eltern) darüber informieren, warum edu.FLOW eingesetzt wird, welche Vorteile es bringt und in welcher Weise die Adressaten involviert werden.

Die Willkommensbriefe werden am Besten über in der Ansicht „Erziehungsberechtigungen“ der Liste der Personen generiert und als PDFs heruntergeladen. Sie sind personalisiert und enthalten jeweils einen „Verifikations-Code“. Mit diesem kann sich die Person bei edu.FLOW unter Angabe der eigenen, eindeutigen E-Mail Adresse registrieren. Den Inhalt der Willkommensbriefe können Sie pro Personentyp (erreichbar unter Administration → Schule → Personentyp) individuell gestalten.

In einer Personenliste können im Stapel sehr effizient diverse Aktionen auf die aktuell markierten Personen ausgeführt werden. Über die Aktion Willkommensbrief können für die aktuell angezeigten oder ausgewählten, noch NICHT verifizierten Personen Willkommensbriefe generiert werden.

(=Alle nicht verifizierten Erziehungsberechtigten) Es wird für jeden noch nicht registrierten Erziehungsberechtigten ein Brief generiert. Ist die Person eigenberechtigt und besteht über die Erziehungsberechtigungen trotzdem noch eine aktive Verbindung, wird für die (ehem.) Erziehungsberechtigten ein Brief erstellt.

(= Kein anderer Erziehungsberechtigter verifiziert) Es wird nur dann ein Willkommensbrief generiert, wenn sich für den ausgewählten Schüler noch kein (einziger) Erziehungsberechtigter registriert hat. Ist die Person eigenberechtigt und besteht über die Erziehungsberechtigungen trotzdem noch eine aktive Verbindung, wird für die (ehem.) Erziehungsberechtigten ein Brief erstellt.

Beispiel - Schüler hat Mutter und Vater:

• Wenn weder Mutter noch Vater verifiziert sind, werden für diesen Schüler zwei Willkommensbriefe (einen für die Mutter und einen für den Vater) generiert.
• Ist zumindest einer der beiden bereits verifiziert ist, wird kein Willkommensbrief generiert.

Ist die ausgewählte Person kein Schüler, wird der Brief für die Person selber erstellt.

Diese Option wird gewählt, wenn man einen Willkommensbrief für die Person selber generieren will.

HINWEIS: Will man Briefe für Erziehungsberechtigte generieren, wählt man in der Personenliste nicht die Eltern-Personen selber, sondern die Schüler/innen aus. Über die Option „Kein anderer Erz.Ber. ver.“ und „Alle nicht ver. Erz.Ber.“ werden dann für die entsprechenden Erziehungsberechtigten die Willkommensbriefe generiert.

Siehe auch "eduFLOW Konzept - Erziehungsberechtigungen".

Neben den Zugangsdaten wird auch ein QR-Code auf den Brief gedruckt. Etwa mit einem Smartphone gelangt man damit direkt auf die Registrierungsseite; der Mandant und Verifikationscode ist bereits ausgefüllt. Das mühsame und meist fehleranfällige Eingeben der edu.FLOW-URL, des Schul-Mandanten und des Verifikationscodes kann dadurch entfallen.